#21. Guía Definitiva para Crear un Evento de Team Building o Workshop
Aprovecha estos eventos tan enriquecedores
Seguro que alguna vez has organizado y/o participado en cualquier evento de equipo en tu trabajo. ¿Quieres ir al siguiente nivel con estos eventos?
A principios de año, esta práctica se convierte en algo casi esencial para muchas organizaciones. Es el momento perfecto para establecer objetivos y definir una línea de trabajo que guiará a tu equipo durante los próximos meses.
Hoy, quiero compartir contigo mi experiencia y algunos consejos que considero imprescindibles para que tu evento no solo sea exitoso, sino que también marque la diferencia en el fortalecimiento de tu equipo.
Aquí van 12 puntos clave:
1. Definición de Objetivos Claros
Antes de lanzarte a cualquier otra tarea, es vital dedicar tiempo a definir los objetivos de tu evento de team building o workshop. Pregúntate: ¿Qué espero lograr con este evento? ¿Cómo puedo medir el éxito de estas actividades? Objetivos comunes incluyen mejorar la comunicación, fortalecer la confianza entre los miembros del equipo, fomentar el pensamiento creativo, o definir estrategias para enfrentar desafíos específicos.
2. Planificación y Logística
Una vez establecidos los objetivos, el siguiente paso es cuidar la logística. Este proceso abarca desde la elección del lugar (asegúrate de que sea accesible y cómodo para todos) hasta la preparación de material técnico y didáctico. No olvides considerar aspectos como:
Espacio adecuado para el tipo de actividades planeadas.
Tecnología necesaria, como proyectores, micrófonos o pizarras digitales.
Conexión a internet fiable si planeas utilizar herramientas digitales o realizar actividades en línea.
3. Dinámicas e Icebreakers
Para romper el hielo y crear un ambiente propicio para la colaboración, comienza con actividades ligeras que inviten a todos a participar. Algunos ejemplos son:
Dos verdades y una mentira: Cada persona comparte dos verdades y una mentira sobre sí misma, y el resto del equipo intenta adivinar cuál es la mentira.
Speed Networking: Similar al speed dating, esta actividad permite que los miembros del equipo se conozcan mejor a través de breves conversaciones de dos minutos.
Caja de preguntas: Se seleccionan preguntas divertidas y cada miembro del equipo debe sacar una y responderla.
Estas dinámicas no solo relajan el ambiente, sino que también fomentan la comunicación y permiten descubrir intereses y habilidades comunes.
4. Material Imprescindible
Dependiendo de tus actividades, asegúrate de tener a mano materiales como:
Rotuladores y pizarras para brainstorming.
Notas adhesivas para ideas rápidas y organización de pensamientos.
Tarjetas de votación para tomar decisiones grupales.
Estos materiales facilitan la interacción y hacen que las ideas sean visibles para todos.
5. Mantener la Atención
Captar y mantener la atención a lo largo del evento es crucial. Algunas estrategias incluyen:
Cambios de formato: Alterna entre presentaciones, discusiones en grupo y actividades prácticas.
Pausas activas: Integra ejercicios breves o juegos ligeros para mantener la energía alta.
Interacción: Utiliza herramientas como aplicaciones de votación o cuestionarios en tiempo real para mantener al equipo involucrado.
6. Importancia de un Timekeeper
Un timekeeper es esencial para asegurar que el evento fluya según lo planeado y que se cumplan los objetivos sin desviaciones. Esta persona será responsable de:
Mantener el cronograma: Asegurando que cada sección empiece y termine a tiempo.
Moderar discusiones: Evitando que se prolonguen demasiado o se desvíen del tema principal.
Gestionar las pausas: Recordando al equipo tomar descansos regulares para mantener la energía.
7. Preguntas Importantes a Hacer Durante el Evento
Para fomentar la reflexión y el diálogo, considera hacer preguntas como:
¿Qué te motiva a venir a trabajar cada día?
¿Cómo podemos mejorar nuestra comunicación como equipo?
¿Qué habilidades crees que podemos fortalecer juntos?
Estas preguntas pueden ayudar a identificar áreas de mejora y fomentar un sentido de propósito compartido.
8. Seguimiento Post-evento
El trabajo no termina cuando concluye el evento. Es crucial establecer un plan de seguimiento para asegurar que los objetivos se mantengan en foco y que cualquier aprendizaje se integre en la rutina diaria del equipo. Esto puede incluir:
Encuestas de satisfacción: Recoge feedback inmediato sobre qué funcionó bien y qué podría mejorarse para futuros eventos.
Reuniones de seguimiento: Organiza breves reuniones en las semanas posteriores al evento para discutir la implementación de las ideas generadas y evaluar el progreso hacia los objetivos establecidos.
Compromisos personales y grupales: Anima a cada miembro del equipo a establecer objetivos personales relacionados con los temas tratados en el evento, y revisa estos compromisos regularmente.
9. Inclusión y Diversidad
Asegúrate de que tu evento sea inclusivo y accesible para todos los miembros del equipo. Esto significa considerar:
Diversidad de actividades: Proporciona una variedad de actividades que acomoden diferentes intereses, habilidades físicas y estilos de aprendizaje.
Adaptabilidad: Esté preparado para adaptar actividades para asegurar que todos puedan participar plenamente, independientemente de sus necesidades individuales.
Ambiente de respeto: Fomenta un ambiente en el que todos se sientan valorados y puedan expresarse libremente sin temor a ser juzgados.
10. Incorporación de Expertos Externos
A veces, la perspectiva de un experto externo puede añadir un valor inmenso a tu evento. Considera:
Conferenciantes invitados: Una charla inspiradora de alguien fuera de la organización puede proporcionar nuevas ideas y energía.
Facilitadores profesionales: Los expertos en dinámicas de grupo pueden diseñar y dirigir actividades que tal vez no serían posibles de otra manera.
11. Documentación y Compartir Aprendizajes
Documentar el evento no solo sirve para recordar lo que se logró, sino también para compartir aprendizajes con aquellos que no pudieron asistir. Esto puede hacerse a través de:
Fotografías y videos: Captura momentos clave que puedan ser compartidos después.
Resúmenes escritos: Prepara un resumen de las actividades, aprendizajes clave y próximos pasos para distribuir a todo el equipo.
Presentaciones de seguimiento: Considera realizar presentaciones en reuniones de equipo posteriores para revisar los compromisos y progresos.
12. Celebrar Logros
Finalmente, asegúrate de reconocer y celebrar los logros del equipo, tanto durante el evento como en su seguimiento. Esto puede incluir:
Reconocimientos especiales: Por participación destacada o ideas innovadoras presentadas durante el evento.
Celebraciones informales: Como comidas o actividades recreativas que permitan al equipo disfrutar juntos y reforzar los lazos creados.
Incorporando estos elementos en tu evento de team building o workshop, no solo aumentarás su impacto inmediato, sino que también contribuirás al desarrollo sostenido del equipo y de su cultura a largo plazo.
Repasa este email cuando tengas que organizar un evento así o sepas que lo están organizando tus compañeros. Seguro que os será de gran ayuda.
¡Nos leemos en dos semanas!
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